Cuando queremos mejorar un proyecto digital y hacer que crezca en el tiempo sabemos que debemos ser capaces de tomar las decisiones adecuadas y eso es algo bastante complejo. El modelo Cynefin puede ayudar a analizar mejor la situación actual e identificar que decisiones pueden ser las que puedan mejorar un proyecto.
El modelo Cynefin
Básicamente y resumiendolo mucho, es un modelo conceptual que ayuda a la toma de decisiones. Fue creado en el 1999 por Dave Snowden (no confundir con Richard Snowden de la CIA), y desde entonces se ha aplicado en diversas empresas y proyectos en todo el mundo.
Especialmente nos puede ser muy útil a la hora de entender porqué hay veces que una forma de hacer las cosas funciona correctamente y otras veces no
En Cynefin se definen 5 dominios en los que puede situarse una empresa, proyecto o tarea específica cara a la toma de decisiones. Esos dominios son los siguientes:
Lo obvio
Estamos en el dominio de lo obvio cuando estamos realizando tareas de nuestro proyecto para las que tenemos un procedimiento. En este entorno todo es fácil, simplemente hay que seguir las indicaciones establecidas y se solucionan los problemas. Todos estos procesos tienen una complejidad baja y no necesitan que se tome ninguna decisión al respecto.
Imaginemos un proyecto digital sencillo como puede ser una web corporativa. Un ejemplo podría ser el responder a un formulario de contacto solicitándonos una información básica que ya nos han pedido alguna vez anteriormente. Solo habría que volver a escribir la respuesta mitificándola levemente y enviarla.
Lo complicado
Sin embargo si lo que recibimos en el formulario es una pregunta acerca de que si nuestro proyecto es el más indicado para resolver el problema que tiene el cliente, ya no es tan sencillo porque hay varias posibles respuestas, y hay que tomar una decisión. Estamos entonces en el dominio de lo complicado.
En este dominio es donde se establecen las “buenas prácticas”, que son recomendaciones sobre como actuar, pero sin tener la seguridad de que la decisión que tomemos inicialmente sea la adecuada.
Estas situaciones no son nuevas, ya la hemos solucionado antes, pero si tienen una complejidad mayor, y requiere más conocimiento y esfuerzo de nuestra parte para poder elegir la solución adecuada.
Lo complejo
Pero si nunca antes nos hemos enfrentado a esa situación, estamos en el dominio de lo complejo.
En este dominio es dónde aún no existen las buenas prácticas ni el conocimiento y surgen las innovaciones. No hay una forma de actuar definida ya que estamos ante algo desconocido y donde las variables del entorno pueden cambiar muy rápidamente.
Aquí la forma de actuar es de forma iterativa, mediante el método de prueba y ensayo y es la forma usual de generar conocimiento a partir de la nada dentro de un proyecto. Si nuestro proyecto es de tipo startup, nos situamos en este dominio desde el principio.
Lo caótico
Cuando hay urgencias y surgen problemas (crisis de reputación, problemas técnicos no previstos o problemas en el equipo de trabajo), entonces ya no hay ni siquiera opción de tomar una decisión, hay que actuar cuanto antes y resolverlo, sea como sea.
En este entorno prima la urgencia y la resolución del problema sobre cualquier otra variable.
Lo indefinido
Hay un último dominio que es lo indefinido, que es cuando no sabemos en que dominio estamos realmente.
Para un proyecto esta indefinición puede llegar a ser mortal ya que hace que tomemos medidas inadecuadas que más que acercarnos al éxito nos acerquemos al fracaso. En esta situación mejorar un proyecto se hace imposible.
¿Cómo mejorar un proyecto con este método?
Este análisis de situación del proyecto basado en el modelo Cynefin nos ayuda a entender un poco mejor la dinámica interna que tiene el proyecto y establecer unas pautas para orientarlo de manera que la toma de las decisiones sean las adecuadas para la situación actual.
Una confusión usual viene por no distinguir entre lo complejo y lo complicado. Si aplicamos técnicas de buenas prácticas (propias de lo complicado) en una situación novedosa de la que apenas tenemos información, seguramente no podamos llegar a solucionarlo.
Igualmente si usamos técnicas heurísticas (por ejemplo) con diversas iteraciones para algo que “solamente” es complicado, estamos malgastando esfuerzo y tiempo.
Por último, otra situación muy usual es cuando estamos en el dominio de lo obvio, siguiendo procedimiento estándares, pero estos procedimientos no se revisan ni se mejoran. Eso provoca que pequeños problemas pasen desapercibidos y por el efecto bola de nieve se conviertan en urgencias que nos hace mover hacía el dominio de lo caótico.
Y en tu caso particular… ¿te has planteado en que dominio se encuentra cada tarea que realizas? ¿se te ocurre como conseguir realizar mejoras? ¡Cuéntanoslo a todos!
